Conditions d'abonnement et sous-traitance des données

Projet du 8 septembre 2026, soumis à la validation de la direction de SDO Studio avant tout usage.

Première partie — Conditions d'abonnement

1. Objet

SDO Studio, entreprise individuelle immatriculée à Nice (SIRET 883 152 373 00014, APE 6201Z), met à disposition du Client, établissement d'hôtellerie, de restauration, de bien-être ou de croisière, le service Ondine : une assistante conversationnelle qui répond aux hôtes du Client à partir des informations que le Client lui confie, enregistre leurs demandes dans un journal et rend compte à la direction du Client.

2. Abonnement, paliers et conversations incluses

Une conversation d'hôte est un échange entre un hôte et Ondine, quel qu'en soit le nombre de messages, sur un même fil. Les conversations de la direction avec Ondine ne sont pas comptées. Au-delà des conversations incluses, chaque conversation supplémentaire est facturée 0,50 € hors taxes ; le service n'est jamais interrompu. Le Client est prévenu par email lorsqu'il atteint 80 % de son plafond. La mise en route (fiche de l'établissement, documents, installation de la bulle, formation de l'équipe) est facturée une fois, 490 € hors taxes.

3. Durée, paiement, résiliation

L'abonnement est payé d'avance, par carte bancaire, au mois ou à l'année ; réglé à l'année, il vaut onze mois : un mois est offert. La mise en route est facturée à la souscription. Plutôt qu'une période d'essai, SDO Studio prépare la fiche de l'établissement avant le rendez-vous, afin que le Client juge sur sa propre maison. Le Client peut le résilier à tout moment depuis son espace de direction ; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours. SDO Studio peut résilier avec un préavis d'un mois, ou sans préavis en cas d'usage contraire aux présentes.

4. Révision des tarifs

Ondine s'appuie sur des services d'intelligence artificielle fournis par des tiers (Anthropic pour le modèle de langage, OpenAI pour la voix et la dictée) dont les tarifs sont fixés par ces tiers. En cas d'évolution de ces tarifs, ou de l'évolution du coût des services d'hébergement, SDO Studio peut réviser les prix des paliers et des conversations supplémentaires, avec un préavis de trente jours notifié par email. Le Client qui refuse la révision peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

5. Obligations du Client

Le Client renseigne et tient à jour la fiche de son établissement ; Ondine ne répond qu'à partir de cette fiche et des documents déposés, et transmet à l'équipe ce qu'elle ne sait pas. Le Client informe ses hôtes, sur ses supports, que leurs demandes sont traitées par une assistante automatisée et qu'une personne de l'équipe reste joignable. Le Client garde la responsabilité des réponses données à ses hôtes, des réservations qu'il confirme et des informations qu'il publie.

6. Limites du service

Ondine ne donne aucun conseil juridique, financier ou médical, ne confirme aucune disponibilité par elle-même et n'engage pas le Client : toute réservation est confirmée par l'équipe du Client. SDO Studio s'engage à une disponibilité raisonnable du service et à corriger les défauts signalés dans les meilleurs délais, sans garantir une disponibilité ininterrompue.

7. Propriété

Les données de la fiche, les documents et les conversations appartiennent au Client. Le logiciel, les modèles de réponse et la marque Ondine appartiennent à SDO Studio.

Seconde partie — Accord de sous-traitance (article 28 RGPD)

1. Rôles

Pour les données personnelles des hôtes traitées par Ondine, le Client est responsable du traitement et SDO Studio est sous-traitant. SDO Studio ne traite ces données que sur instruction documentée du Client, c'est-à-dire pour rendre le service décrit aux présentes.

2. Nature et finalité du traitement

Réponse aux demandes des hôtes, enregistrement des demandes de rendez-vous et de service, compte rendu à la direction. Données concernées : le contenu des conversations, le nom de l'hôte s'il le donne, un numéro de chambre, une adresse email ou un numéro de téléphone selon le canal, la langue, et les informations que l'hôte choisit de communiquer (préférences, régime, demande pour le spa). Aucune donnée de paiement n'est traitée par Ondine.

3. Durée de conservation

Les conversations sont conservées quatre-vingt-dix jours après le dernier message, le journal des demandes douze mois, puis supprimés automatiquement. Le Client peut, depuis son espace de direction, exporter ou supprimer à tout moment les données d'un hôte qui en fait la demande.

4. Lieu de traitement et sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise ces sous-traitants ultérieurs. SDO Studio l'informe par email de tout changement, avec un préavis de trente jours pendant lequel le Client peut s'y opposer et résilier.

5. Sécurité

Accès à la base réservé au serveur ; clés d'accès de direction et d'API propres à chaque établissement, conservées hachées ; chiffrement des échanges ; journalisation des accès ; suppression automatique à échéance. SDO Studio notifie au Client toute violation de données dans les quarante-huit heures suivant sa découverte.

6. Droits des personnes et assistance

SDO Studio aide le Client à répondre aux demandes des hôtes (accès, rectification, effacement, portabilité) grâce aux fonctions d'export et de suppression de l'espace de direction, et lui fournit les informations nécessaires à ses analyses d'impact et aux contrôles de l'autorité de protection des données.

7. Fin du contrat

À la fin de l'abonnement, SDO Studio remet au Client, sur demande, l'export de ses données, puis supprime l'ensemble des données de l'établissement dans les trente jours.

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